De ultieme gids voor het kiezen van de juiste online dataroom voor uw bedrijf
De one-size-fits-all bedrijfsbenadering raakt achterhaald nu moderne bedrijven overstappen op meer gespecialiseerde diensten. Hetzelfde geldt voor aanbieders van virtuele datarooms. De tijd dat virtuele datarooms alleen voor fusies en overnames werden gebruikt, is voorbij. Bedrijven gebruiken nu dataroomsoftware voor IPO's, fondsenwerving, crowdfunding of vastgoedtransacties. En de wereldwijde elektronische dataroom zal naar verwachting bereiken $ 5.497 miljoen in 2030 .
Met dat in gedachten bieden leveranciers van datarooms meer op maat gemaakte diensten voor verschillende industrieën en processen. Het is dus heel goed mogelijk dat een virtuele dataroom voor IPO's niet goed genoeg is voor onroerend goed. Ook varieert het type dataroomservices voor de bedrijfsgrootte.
Hoe weet u of een dataroom geschikt is voor uw bedrijf? Of hoe kiest u een virtuele dataroom die uw bedrijf nodig heeft?
Volg deze drie eenvoudige stappen bij het kiezen van de juiste online dataroomsoftware voor uw bedrijf.
Inhoudsopgave
- 1. Bepaal waarom u dataroomsoftware nodig heeft
- 2. Kies de functies die je nodig hebt
- 3. Doe onderzoek naar aanbieders van virtuele datarooms
- Laatste woorden
1. Bepaal waarom u dataroomsoftware nodig heeft
Virtuele datarooms zijn in wezen digitale documentopslagplaatsen die worden gehost door gecertificeerde dataroomverkopers. Bedrijven en openbare instellingen gebruiken datarooms voor het online delen van data, digitale samenwerking en projectmanagement. Voordat u kiest voor dataroomdiensten, is het daarom belangrijk om een aantal vragen te beantwoorden, zoals:
- Waar heb je een VDR voor nodig? Heeft u het nodig voor een eenmalig project of wilt u het permanent in uw systemen opnemen?
- Hoe helpt een dataroom u bij het behalen van uw organisatiedoelstellingen? Zal het operaties effectiever maken?
- Hoeveel kunt u besteden aan de dataroom? Helpt het u andere uitgaven te verminderen, zoals papier- of drukkosten?
- Welke functies moet een dataroom bieden? Hoeveel dataroomopslag heeft u nodig?
- Wie gaat de technologie gebruiken? Voelen uw medewerkers zich op hun gemak bij het gebruik van nieuwe technologie?
2. Kies de functies die je nodig hebt
Behoefte-identificatie en budgetbepaling zijn belangrijke stappen, omdat ze u helpen te beoordelen welk type functies en services u zich kunt veroorloven. Als u bijvoorbeeld een dataroom nodig heeft om de communicatie tussen uw bestuursleden te vergemakkelijken, is het belangrijk om naast datamanagementdiensten ook vergaderbeheertools te hebben.
Sommige functies zijn echter verplicht en zouden in uw VDR moeten staan, hoe u deze ook wilt gebruiken. Hier zijn enkele aspecten waar u op moet letten.
Beveiliging van datarooms
Beveiliging is het belangrijkste aspect van de dataroomtechnologie. Elke afzonderlijke koper gebruikt dataroomtechnologie voornamelijk vanwege de functies voor gegevensbescherming.
Zorg er daarom voor dat uw VDR ten minste over basisbeveiligingsfuncties beschikt, zoals tweestapsverificatie, apparaattoegangscontrole, documenttoegangscontrole, digitale watermerken, 256-bits SSL-gegevenscodering en weergavemodus.
Enkele van de beste datarooms op het gebied van beveiliging zijn iDeals, FimrRoom, Firmex en Datasite. Meer over deze datarooms leest u op datarooms-review.com — een betrouwbaar platform met gedetailleerde en onpartijdige beoordelingen van de meest populaire dataroomaanbieders.
Certificeringen
Aanbieders van datarooms moeten voldoen aan normen die zijn opgesteld door verschillende wereldwijde en regionale regelgevende instanties. Wereldwijde instanties zijn bijvoorbeeld ISO en GDPR, terwijl FINRA , HIPAA en FISMA zijn regionale regelgevende instanties.
Makkelijk te gebruiken
Datarooms worden over het algemeen gebruikt om grote hoeveelheden gegevens te verwerken. Functies zoals bulkuploads, slepen en neerzetten of bestandseditor zijn belangrijk om grote hoeveelheden informatie te delen of op te slaan.
3. Doe onderzoek naar aanbieders van virtuele datarooms
Wanneer u virtuele datarooms vergelijkt, is het ten zeerste aan te raden om ook wat onderzoek te doen naar de leveranciers. Begin met de hierboven genoemde certificeringen en kijk of ze voldoen aan de voorschriften van uw regelgevende instantie. HIPAA reguleert bijvoorbeeld de praktijken op het gebied van gegevensbeheer in de gezondheidszorg in de VS.
Hier zijn enkele andere belangrijke dingen om te overwegen.
Relevante branche-ervaring
Zoals in het begin vermeld, bieden dataroomverkopers tegenwoordig diensten op maat aan voor verschillende bedrijven en industrieën.
Ervaring in de branche is cruciaal omdat het de leveranciers helpt om branchespecifieke uitdagingen beter te beoordelen. Ook verschillen datarooms voor non-profitorganisaties van die welke worden gebruikt door openbare instellingen of commerciële organisaties.
Digitale aanwezigheid
Moderne consumenten beschouwen digitale aanwezigheid als een essentiële factor bij het opbouwen van vertrouwen. Kunt u zich een virtuele dataroom voorstellen zonder enige digitale aanwezigheid? Naast een officiële website kun je ook op professionele platforms zoals LinkedIn naar bedrijfsprofielen kijken.
Bovendien kunt u uw onderzoek uitbreiden naar gerenommeerde wereldwijde softwarereviewplatforms zoals Capterra, TrustRadius, G2 en Software Advice. Verwaarloosbare digitale aanwezigheid is een rode vlag.
Klantenservice
Klantenservice is een van de bepalende factoren bij het kiezen van een leverancier. Van dataroominstallatie tot training tot probleemoplossing, alleen deskundige en responsieve klantenondersteuning kan het u gemakkelijker maken. Een goede dataroom met uitzonderlijke klantenondersteuning is beter dan een uitzonderlijke dataroom met gewone klantenondersteuning.
Vergeet ten slotte niet uw gratis proefperiode te gebruiken, die bijna elke high-end dataroomleverancier aanbiedt.
Laatste woorden
Het selectieproces voor een dataroom moet niet lichtvaardig worden opgevat. Een verkeerde beslissing verspilt niet alleen tijd en middelen, maar kan ook leiden tot datalekken of -lekken, en daarmee het algehele welzijn van uw bedrijf in gevaar brengen. De bovengenoemde stappen zijn sterk aanbevolen tips bij het kiezen van dataroomsoftware voor uw bedrijf.
Deel: